Automatisiere Google Kalender + Todoist mit GAIA
Verwandle Kalendereinträge automatisch in Aufgaben und Todos
Dein Kalender sagt dir, wann etwas passiert. Deine Todoist-Liste sagt dir, was zu tun ist. Doch selten sprechen beide Systeme miteinander – Meetings finden ohne Vorbereitung statt, Todoist-Deadlines werden nicht im Kalender geblockt und so entsteht ein fragmentiertes Bild deines Tages. GAIA verbindet deinen Kalender und Todoist, damit beide denselben Stand widerspiegeln.
5 Dinge, die Sie automatisieren können
Alles, was GAIA kann, wenn Google Kalender und Todoist verbunden sind.
Automatische Erstellung von Meeting-Vorbereitungsaufgaben
Für jeden Kalendereintrag mit externen Teilnehmenden erstellt GAIA eine Todoist-Aufgabe, um die Agenda zu prüfen und Gesprächspunkte vorzubereiten – fällig am Morgen vor dem Termin.
Deadline-Aufgaben aus Kalendereinträgen
Wenn ein Kalendereintrag eine Deadline (Projektabgabe, Präsentationstermin) darstellt, legt GAIA in Todoist Aufgaben samt Zwischenzielen rückwirkend ab der Deadline an.
Nachbereitung von Meetings – Aufgaben
Nach dem Ende eines Meetings erstellt GAIA eine Todoist-Aufgabe, um die Besprechungsnotizen festzuhalten und zu versenden. Die Aufgabe ist so terminiert, dass sie innerhalb einer Stunde nach Meeting-Ende erledigt werden soll, damit die Nachbereitung zügig erfolgt.
Zeitblöcke im Kalender für Todoist-Aufgaben erstellen
Wenn eine Todoist-Aufgabe ein Fälligkeitsdatum hat, kann GAIA vorschlagen, einen Google Kalender-Zeitblock für die Bearbeitung dieser Aufgabe zu erstellen – oder diesen automatisch anlegen. So haben Sie fest eingeplante Zeit, um die Aufgabe zu erledigen.
Warnung bei Überlastung des Tages
Wenn GAIA erkennt, dass ein Tag im Kalender mit vielen Meetings und zahlreichen Todoist-Aufgaben überladen ist, werden Sie frühzeitig gewarnt. So können Sie Aufgaben oder Meetings proaktiv umplanen.
So richten Sie es ein
Verbinde Google Kalender und Todoist in drei Schritten mit GAIA.
- 1
Google Kalender und Todoist mit GAIA verbinden
Autorisieren Sie beide Konten und konfigurieren Sie die Einstellungen für die bidirektionale Synchronisierung.
- 2
Regeln für Vorbereitung und Zeitblöcke festlegen
Bestimmen Sie, welche Meeting-Typen Vorbereitung tasks erzeugen, wann diese erscheinen und ob GAIA Kalenderblöcke für wichtige Todoist-Aufgaben anlegen soll.
- 3
GAIA hält Termine und Aufgaben synchron
Neue Termine im Kalender erzeugen automatisch Vorbereitung tasks. Neue Todoist-Aufgaben mit Fälligkeitsdatum bekommen auf Wunsch einen Zeitblock im Kalender. Die beiden Systeme arbeiten Hand in Hand.
Häufig gestellte Fragen
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