Automatisiere Gmail + Google Drive mit GAIA
E-Mail-Anhänge und Inhalte automatisch in Google Drive speichern
E-Mail-Anhänge sind einer der häufigsten Wege, wie Dateien in die Arbeitsabläufe eines Teams gelangen, bleiben aber oft in Gmail-Konversationen „gefangen“ und sind nicht in einem gemeinsamen Drive-Ordner auffindbar. Das manuelle Herunterladen, Umbenennen und Hochladen in den richtigen Ordner ist eine sich ständig wiederholende Aufgabe, die pro Woche viele Stunden kosten kann.
GAIA automatisiert den kompletten Ablauf von Gmail zu Google Drive. Anhänge berechtigter E-Mails werden automatisch in die richtigen Drive-Ordner gespeichert, einheitlich benannt und je nach Ihren Präferenzen nach Absender, Projekt oder Datum organisiert. Ganze E-Mail-Verläufe lassen sich zur Archivierung in Drive-Dokumente umwandeln. Verträge, Rechnungen und Berichte, die per E-Mail eintreffen, landen genau dort, wo Ihr Team sie erwartet.
Diese Integration ist besonders wertvoll für Finanzabteilungen, die Rechnungen verarbeiten, Rechtsabteilungen, die Verträge empfangen, operative Teams, die Lieferantendokumente managen, und jedes Team, das regelmäßig Dateien per E-Mail erhält und diese in einem gemeinsamen Drive zugänglich braucht.
5 Dinge, die Sie automatisieren können
Alles, was GAIA kann, wenn Gmail und Google Drive verbunden sind.
Rechnungsanhänge automatisch im richtigen Drive-Ordner speichern
Wenn eine Rechnung oder Quittung in Gmail ankommt, extrahiert GAIA den Anhang und speichert ihn im zugeordneten Drive-Ordner für den jeweiligen Anbieter oder das Projekt. Die Datei wird einheitlich benannt – inklusive Anbietername, Rechnungsnummer und Datum – sodass Ihr Buchhaltungsteam sie immer finden kann, ohne die E-Mails durchsuchen zu müssen.
Archivierung von Verträgen und Vereinbarungen
Unterzeichnete Verträge und rechtliche Vereinbarungen, die per E-Mail gesendet werden, werden automatisch in Ihrem Drive-Ordner "Verträge" gespeichert. GAIA kann außerdem eine Drive-Verknüpfung erstellen, die direkt auf den ursprünglichen E-Mail-Thread verweist und den vollständigen Kontext liefert.
Projektdaten und Dateien sammeln
Design-Dateien, Briefings und Projektdaten, die von Kunden oder Lieferanten per E-Mail geschickt werden, werden automatisch in den richtigen Projektordner in Drive verschoben, sodass Ihr Team Zugriff hat, ohne dass jemand die Dateien manuell weiterleiten muss.
E-Mail-Thread in Drive-Dokument umwandeln
Wichtige E-Mail-Konversationen – Projektentscheidungen, Kundenfreigaben oder Richtliniendiskussionen – können von GAIA in formatierte Drive-Dokumente umgewandelt werden, sodass sie langfristig archiviert und einfach mit Personen geteilt werden können, die nicht am ursprünglichen E-Mail-Verlauf beteiligt waren.
Organisation von Foto- und Mediensendungen
Fotos und Mediendateien, die von Kunden oder Partnern per E-Mail gesendet werden, werden automatisch in organisierte Drive-Ordner gespeichert. Das erspart Ihnen das manuelle Herunter- und Wiederhochladen von Dateien, die in Ihrem Posteingang angekommen sind.
So richten Sie es ein
Verbinde Gmail und Google Drive in drei Schritten mit GAIA.
- 1
Verbinden Sie Gmail und Google Drive mit GAIA
Authentifizieren Sie Ihr Google-Konto für den Zugriff auf Gmail und Drive. GAIA verwendet eine einzige OAuth-Verbindung für Google Workspace-Dienste, sodass Sie nur einmal autorisieren müssen und festlegen, auf welche Drive-Ordner GAIA Schreibzugriff erhält.
- 2
Richten Sie Ihre Ordner-Routingregeln ein
Teilen Sie GAIA mit, welche Arten von Anhängen oder E-Mails in welche Drive-Ordner verschoben werden sollen. Regeln können basierend auf Absenderdomain, Gmail-Labels, Betreff-Schlüsselwörtern, Dateityp oder KI-erkannten Dokumentkategorien wie Rechnung, Vertrag oder Design-Datei erstellt werden.
- 3
GAIA speichert Dateien automatisch, sobald sie ankommen
Ab dem Moment der Einrichtung überwacht GAIA eingehende E-Mails und speichert passende Anhänge automatisch in Drive – ganz ohne manuellen Aufwand. Dateien werden ordentlich organisiert, benannt und genau dort abgelegt, wo Ihr Team sie erwartet.
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