Événement récurrent
Un événement récurrent est un événement de calendrier qui se répète selon une règle (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle ou un motif personnalisé comme un mardi sur deux) et qui est enregistré comme une seule série plutôt que comme des copies séparées : un planificateur affiche chaque occurrence, et vous pouvez modifier une occurrence ou toute la série.
Comprendre Événement récurrent
Les événements récurrents forment le rythme stable de la plupart des horaires professionnels : standups d'équipe hebdomadaires, réunions du conseil d'administration mensuelles, revues trimestrielles et appels standup quotidiens. Les applications de calendrier prennent en charge divers modèles de récurrence : chaque jour de la semaine, chaque deuxième mardi, le dernier vendredi de chaque mois. La gestion efficace des événements récurrents signifie comprendre qu'une seule modification peut affecter une seule occurrence ou l'ensemble de la série. Les événements récurrents définissent également la cadence des réunions que les outils de planification de l'IA doivent respecter lors de la recherche de créneaux ouverts.
Comment les calendriers les enregistrent : Google Agenda utilise les règles de récurrence de la norme iCalendar (RFC 5545), et les calendriers échangent les événements récurrents dans ce même format. Un événement récurrent est un événement principal accompagné d'une règle, la RRULE. FREQ fixe l'unité (DAILY, WEEKLY, MONTHLY, YEARLY), INTERVAL saute des périodes (INTERVAL=2 signifie une semaine sur deux), BYDAY choisit des jours de la semaine ou le énième jour (BYDAY=1MO est le premier lundi) et COUNT ou UNTIL termine la série. FREQ=WEEKLY;INTERVAL=2;BYDAY=TU;COUNT=10 signifie un mardi sur deux, dix fois.
Les exceptions : quand vous déplacez ou annulez une seule occurrence, le calendrier conserve la série et enregistre une exception pour cette date. C'est pourquoi les applications demandent si une modification s'applique à cet événement, à cet événement et aux suivants, ou à tous les événements (formulation de Google Agenda). Choisir cet événement et les suivants clôt la série d'origine à cette date et en démarre une nouvelle.
Bien planifier les événements récurrents : rattachez-les à un fuseau horaire pour qu'une réunion de 9 h reste à 9 h heure locale lors du changement d'heure ; donnez à chaque série une date de fin ou de révision pour que les réunions inutiles ne s'éternisent pas ; évitez les 29 à 31 pour les événements mensuels (les mois sans cette date peuvent être sautés) ou utilisez une règle comme le dernier vendredi du mois ; et rappelez-vous que les pages de réservation et les planificateurs comptent chaque occurrence comme du temps occupé, si bien qu'une série oubliée bloque de vraies disponibilités.
Événement récurrent ou tâche récurrente ? Utilisez un événement récurrent pour du temps à bloquer, comme un point quotidien ou un cours. Utilisez une tâche ou un rappel récurrent pour un travail qui a une échéance mais pas de créneau fixe, comme envoyer une feuille de temps chaque vendredi.
Comment GAIA utilise Événement récurrent
GAIA crée des événements récurrents dans Google Agenda à partir de demandes en langage naturel et les traduit en règle de récurrence : quotidienne, hebdomadaire les jours choisis, toutes les N semaines, mensuelle le énième jour de la semaine ou annuelle, avec une fin après un nombre d'occurrences ou à une date. Quand il lit votre agenda, chaque occurrence apparaît comme une entrée distincte : les réunions récurrentes comptent donc comme des engagements fixes quand GAIA cherche des créneaux libres ou planifie quelque chose de nouveau. Pour un travail répétitif qui n'a pas besoin de créneau, GAIA peut plutôt créer des rappels et des tâches récurrents.
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