Automatisiere Slack + Google Drive mit GAIA
Slack-Dateien in Google Drive speichern und auf Drive-Dokumente aus Slack zugreifen
Dateien, die in Slack geteilt werden, sind im Moment praktisch, aber später nur schwer wiederzufinden. Die Slack-Suche kann zwar Nachrichten finden, doch Dateien, die in Kanälen geteilt wurden, laufen im kostenlosen Tarif ab und verteilen sich ohne jegliche Organisation auf Hunderte von Unterhaltungen. Gleichzeitig bleiben die meisten wichtigen Dateien aus Slack in Google Drive ungespeichert, weil das Verschieben von Dateien von Slack zu Drive manuelles Herunterladen und Hochladen erfordert.
GAIA verbindet Slack und Google Drive, sodass Dateien automatisch zwischen beiden Diensten übertragen werden. Wird eine Datei in einem Slack-Kanal hochgeladen, speichert GAIA sie im passenden Drive-Ordner – konsistent benannt und nach Kanal, Projekt oder Datum organisiert. Wird ein Drive-Dokument in Slack benötigt, kann GAIA den Link sofort suchen und teilen. Ihr Team genießt die Spontaneität des Datei-Austauschs in Slack und die dauerhafte, strukturierte Ablage in Google Drive.
Besonders nützlich ist dies für Design- und Kreativteams, die Assets in Slack teilen, für Projektteams, die Dokumente über mehrere Kanäle verteilen, und für Operations-Teams, die einen dauerhaften Nachweis über in Slack besprochene Dateien benötigen.
5 Dinge, die Sie automatisieren können
Alles, was GAIA kann, wenn Slack und Google Drive verbunden sind.
Slack-Kanal-Uploads automatisch in Drive-Ordner speichern
Jede Datei, die in ausgewählten Slack-Kanälen hochgeladen wird, wird von GAIA automatisch im entsprechenden Google-Drive-Ordner gespeichert. In #design geteilte Design-Assets landen im Design-Assets-Drive-Ordner, Projektdokumente im entsprechenden Projektordner usw. – alles ganz ohne manuelles Verschieben von Dateien.
Drive-Dateien mit natürlicher Sprache aus Slack abrufen
Fragen Sie GAIA in Slack zum Beispiel: „Teile das Q2 Marketing-Briefing aus Drive“ – GAIA durchsucht Ihr Drive, findet das Dokument und postet den freigebbaren Link direkt im Channel. Damit entfällt das Umschalten zu Drive, die Suche und das manuelle Kopieren des Links zurück zu Slack.
Benachrichtigungen bei Drive-Datei-Updates in Slack
Wird ein wichtiger Google-Drive-Inhalt aktualisiert – etwa ein gemeinsames Briefing, ein Vertrag oder ein Live-Dashboard – postet GAIA eine Benachrichtigung mit direktem Link zur aktualisierten Datei im passenden Slack-Channel. So arbeitet das Team immer mit der neuesten Version.
Slack-Nachricht ins Drive-Dokument
Hat ein Slack-Thread eine abgeschlossene Diskussion, einen Beschluss oder Sitzungsnotizen, kann GAIA daraus ein ordentlich formatiertes Google-Dokument für den Team-Drive erstellen. So bleibt alles auffindbar und über Slack hinaus teilbar.
Drive-Ordner-Briefings in Slack teilen
Zu Projektbeginn kann GAIA eine strukturierte Zusammenfassung eines Drive-Projektordners im passenden Slack-Channel teilen – inklusive wichtiger Dokumente, aktueller Updates und relevanter Dateien. Das Team hat so alles Wichtige auf einen Blick, ohne in Drive suchen zu müssen.
So richten Sie es ein
Verbinde Slack und Google Drive in drei Schritten mit GAIA.
- 1
Slack und Google Drive mit GAIA verbinden
Autorisieren Sie GAIA in Ihrem Slack-Workspace und verbinden Sie Ihr Google-Konto für den Drive-Zugriff. Legen Sie fest, in welchen Slack-Channels die automatische Dateispeicherung aktiviert sein soll und mit welchen Drive-Ordnern sie verknüpft werden.
- 2
Dateirouting- und Benachrichtigungseinstellungen festlegen
Definieren Sie, welche Slack-Channels mit welchen Drive-Ordnern verknüpft werden, welche Namenskonventionen für gespeicherte Dateien gelten und welche Drive-Ereignisse Slack-Benachrichtigungen auslösen. Sie können unterschiedliche Regeln für verschiedene Dateitypen festlegen.
- 3
GAIA hält Ihre Dateien zwischen Slack und Drive synchronisiert
Dateien, die in Slack hochgeladen werden, werden automatisch in Drive gespeichert und Änderungen in Drive werden in Slack angezeigt. Ihr Team erhält dauerhaften, organisierten Dateizugriff – ganz ohne manuellen Verwaltungsaufwand.
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