Automatiza Gmail + Google Drive con GAIA
Guarda automáticamente los archivos adjuntos y el contenido del correo en Google Drive
Los archivos adjuntos de correo electrónico son una de las formas más comunes en que los archivos llegan al flujo de trabajo de un equipo, pero suelen quedarse bloqueados dentro de hilos de Gmail, en vez de estar organizados en una carpeta compartida de Drive donde todos puedan acceder. Descargar adjuntos manualmente, renombrarlos y subirlos a la carpeta correcta es una tarea repetitiva que puede acabar sumando muchas horas desperdiciadas a la semana.
GAIA automatiza todo el proceso de Gmail a Google Drive. Los archivos adjuntos de correos válidos se guardan automáticamente en las carpetas correctas de Drive, con nombres consistentes y organizados por remitente, proyecto o fecha, según tus preferencias. Se pueden convertir hilos de correo completos en documentos de Drive para archivarlos. Contratos, facturas e informes que recibas por correo terminan exactamente en el lugar donde tu equipo espera encontrarlos.
Esta integración es invaluable para los equipos de finanzas que gestionan facturas, los equipos legales que reciben contratos, equipos de operaciones que administran documentos de proveedores y cualquier equipo que reciba archivos por correo y los necesite accesibles en un Drive compartido.
5 cosas que puedes automatizar
Todo lo que GAIA puede hacer cuando Gmail y Google Drive están conectados.
Guardar automáticamente los adjuntos de facturas en la carpeta correcta de Drive
Cuando llega una factura o recibo a Gmail, GAIA extrae el archivo adjunto y lo guarda en la carpeta de Drive designada para ese proveedor o proyecto. El archivo se nombra de manera consistente — incluyendo el nombre del proveedor, número de factura y fecha — para que tu equipo de contabilidad siempre lo encuentre sin buscar en el correo.
Archivado de contratos y acuerdos
Los contratos firmados y acuerdos legales enviados por correo electrónico se guardan automáticamente en tu carpeta de Contratos en Drive. GAIA también puede crear un acceso directo en Drive vinculado al hilo de correo original para mantener el contexto completo.
Recopilación de recursos de proyecto
Los archivos de diseño, briefs y recursos de proyectos enviados por clientes o proveedores por correo se dirigen automáticamente a la carpeta correcta del proyecto en Drive para que tu equipo tenga acceso sin necesidad de que nadie haga de intermediario manual.
Hilo de correo a documento de Drive
Hilos de correo importantes — decisiones de proyecto, aprobaciones de clientes o discusiones de políticas — pueden ser convertidos por GAIA en documentos formateados en Drive para su archivo a largo plazo y fácil compartición con personas que no estaban en el hilo original.
Organización de fotos y archivos multimedia adjuntos
Las fotos y archivos multimedia enviados por clientes o socios por correo se guardan automáticamente en carpetas organizadas en Drive, eliminando la necesidad de descargar y volver a subir manualmente los archivos que llegan a tu bandeja de entrada.
Cómo configurarlo
Conecta Gmail y Google Drive a GAIA en tres pasos.
- 1
Conecta Gmail y Google Drive con GAIA
Autentica tu cuenta de Google para acceder tanto a Gmail como a Drive. GAIA utiliza una única conexión OAuth para los servicios de Google Workspace, por lo que solo necesitas autorizar una vez y especificar a qué carpetas de Drive debe tener acceso de escritura.
- 2
Configura tus reglas de direccionamiento de carpetas
Indica a GAIA qué tipos de archivos adjuntos o correos electrónicos deben ir a qué carpetas de Drive. Puedes establecer reglas basadas en el dominio del remitente, etiquetas de Gmail, palabras clave del asunto, tipo de archivo o en la categoría de documentos detectada por la IA, como factura, contrato o archivo de diseño.
- 3
GAIA guarda los archivos automáticamente al llegar
Desde el momento en que finaliza la configuración, GAIA supervisa los correos entrantes y guarda los archivos adjuntos que cumplen los criterios en Drive sin intervención manual. Los archivos se organizan, renombran y ubican exactamente donde tu equipo los espera.
Preguntas frecuentes
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