Automatisez Todoist + Google Drive avec GAIA
Joignez des fichiers Drive à vos tâches Todoist et créez automatiquement des tâches à partir de l’activité Drive
Google Drive stocke vos documents, feuilles de calcul et présentations, mais il est difficile de savoir quels fichiers nécessitent votre attention et à quelle échéance. Todoist centralise vos tâches, mais sans le contexte documentaire, il faut retrouver le bon fichier à chaque nouvelle session de travail. Résultat : perte de temps à rechercher des documents et déconnexion entre les tâches à accomplir et les ressources nécessaires.
GAIA fait le lien entre Todoist et Google Drive pour que votre travail lié à des fichiers reste connecté à votre liste de tâches. Lorsqu'un Google Doc est partagé avec vous pour relecture, GAIA peut créer une tâche Todoist contenant un lien direct vers le document et une date d'échéance suggérée. Lorsque vous créez une tâche Todoist faisant référence à un fichier, GAIA peut rechercher dans Drive et joindre automatiquement le document concerné. Vous pouvez également demander à GAIA de créer un nouveau document Drive et de le lier à une tâche existante via une seule commande.
Cette intégration est précieuse pour les professionnels de la connaissance qui examinent, rédigent ou partagent des documents dans leur quotidien, ainsi que pour toute personne souhaitant faire de sa liste de tâches le point d'entrée unique pour tout son travail, y compris les tâches centrées sur les documents.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Todoist et Google Drive sont connectés.
Créer des tâches Todoist lorsque des fichiers Drive sont partagés avec vous
Quand un document Google, une feuille de calcul ou une présentation est partagé avec vous dans Drive, GAIA crée automatiquement une tâche Todoist avec le titre du document, le nom du partageur et un lien direct afin que les éléments à relire apparaissent dans votre boîte de réception de tâches.
Joindre des fichiers Drive à des tâches Todoist existantes
Demandez à GAIA de trouver et d’ajouter un document Drive à une tâche Todoist par nom ou mot-clé. GAIA recherche dans votre Drive, confirme la correspondance et ajoute le lien dans la description de la tâche, afin que le fichier soit toujours accessible en un clic.
Créer des documents Drive à partir de tâches Todoist
Lorsque qu’une tâche Todoist implique la création d’un nouveau document, GAIA peut générer un Google Doc vierge ou à partir d’un modèle dans le dossier Drive approprié et le lier à la tâche Todoist, vous permettant de gagner du temps sans quitter votre gestionnaire de tâches.
Consultez les rappels d’échéance pour les documents partagés
Si un document partagé sur Drive contient un commentaire demandant un retour pour une date précise, GAIA extrait cette échéance et définit la date d’échéance sur la tâche liée dans Todoist, pour que vous ne manquiez jamais une demande de relecture de document.
Archivez les tâches liées à Drive à la finalisation du document
Lorsque vous marquez une tâche Todoist comme terminée et qu’elle est liée à un document Drive, GAIA peut déplacer ce document dans un dossier d’archive sur Drive, pour garder votre Drive organisé en fonction de l’état d’avancement de vos tâches.
Comment le configurer
Connectez Todoist et Google Drive à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Todoist et Google Drive à GAIA
Autorisez Todoist et Google Drive dans les paramètres d’intégration de GAIA via OAuth. GAIA n’accède qu’aux fichiers partagés avec vous ou contenus dans des dossiers auxquels vous avez explicitement donné accès.
- 2
Configurez les déclencheurs d’activité Drive et les préférences de pièces jointes
Indiquez à GAIA quels événements Drive doivent créer des tâches Todoist — nouveaux partages, commentaires demandant une relecture, ou modifications de fichiers — et dans quel projet Todoist ces tâches doivent être ajoutées.
- 3
GAIA crée des tâches, joint des fichiers et synchronise les deux
GAIA surveille l’activité sur Drive et les modifications de tâches dans Todoist, créant des tâches à partir d’événements Drive et ajoutant des liens Drive aux tâches sur demande. Vous pouvez aussi demander à GAIA de vérifier quelles tâches n’ont pas de liens vers des documents.
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