Automatisez Zoom + Google Agenda avec GAIA
Ajoutez automatiquement des liens Zoom aux événements Google Agenda et gérez vos réunions en toute simplicité
Chaque réunion externe suit les mêmes étapes répétitives : créer une réunion Zoom, copier le lien, modifier l’événement de l’agenda, coller le lien, puis espérer qu’il n’y aura pas de changement. Si la réunion est replanifiée ou si de nouveaux participants s’ajoutent, tout recommence. Ces tâches administratives à faible valeur ajoutée prennent du temps sur la vraie préparation des réunions.
GAIA automatise la connexion entre Zoom et Google Agenda. Les événements d’agenda génèrent et lient automatiquement des réunions Zoom. Les reprogrammations mettent à jour les réunions Zoom sans intervention manuelle. Les rappels de réunion arrivent avec des liens de participation actifs et tout le contexte. Les lourdeurs de gestion des visioconférences disparaissent.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Zoom et Google Agenda sont connectés.
Liens Zoom automatiques pour vos événements d’agenda
Lorsque vous créez un événement Google Agenda avec des participants externes, GAIA génère une réunion Zoom et ajoute automatiquement l’URL de participation, l’identifiant de réunion et le code secret à la description de l’événement.
Rappels de réunions avec contexte
Dix minutes avant chaque événement de calendrier lié à Zoom, GAIA envoie un rappel avec le lien de participation, la liste des participants, l'ordre du jour partagé et un résumé des interactions récentes avec les participants.
Replanifiez les réunions Zoom via le calendrier
Lorsqu'un événement Google Agenda est reprogrammé, GAIA met automatiquement à jour l'horaire correspondant de la réunion Zoom afin que les participants disposent toujours d’un lien de connexion à jour.
Partage de l’enregistrement après la réunion
Après la fin d’un appel Zoom et le traitement de l’enregistrement cloud, GAIA ajoute le lien vers l’enregistrement à l’événement Google Agenda pour que les participants puissent le retrouver dans l’entrée d’origine du calendrier.
Analyses Zoom par type d’événement calendrier
GAIA suit la durée et la participation des réunions Zoom par catégorie d’événement calendrier, fournissant des informations sur le temps réellement consacré à chaque type de réunion par rapport au temps prévu.
Comment le configurer
Connectez Zoom et Google Agenda à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Zoom et Google Agenda à GAIA
Autorisez GAIA à accéder à votre compte Zoom et à votre Google Agenda. Configurez les types d’événements pour lesquels des réunions Zoom doivent être créées automatiquement.
- 2
Définissez vos préférences de création de réunion
Choisissez les paramètres Zoom par défaut selon le type d’événement — salles d’attente pour les rendez-vous clients, enregistrement automatique pour les réunions importantes, et préférences vidéo de l’hôte selon la catégorie.
- 3
Les réunions sont gérées de bout en bout automatiquement
De la création de l’événement calendrier au partage de l’enregistrement après la réunion, GAIA s’occupe de toute l’administration des réunions Zoom via votre agenda.
Questions fréquentes
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