GAIAでAirtable + Google Sheetsを自動化
AirtableのレコードをGoogle Sheetsに同期し、シートの行をベースに書き戻す
Airtableには、パイプライン、在庫、コンテンツカレンダー、応募者管理といった構造化された仕事が集まっています。一方で、経営層、クライアント、経理チームが使っているのはGoogle Sheetsです。現状、この2つをつなぐのは手作業のCSVエクスポートで、ダウンロードした瞬間から古くなり、5人が別々の5つのコピーにメモを書き込めばバージョンも混乱します。
GAIAはエクスポートなしで、AirtableとGoogle Sheetsを常に同じ状態に保ちます。Airtableで新規作成・変更されたレコードは、フィールドに対応づけた列とともに、適切なシートの行として自動で反映されます。逆方向の更新も可能です。Sheetsでの編集はAirtableのレコードに書き戻されるため、Airtableを開かない人にとってもシートが安全な編集の場になります。
その副次的な効果として、レポート作成も簡単になります。自動で更新されるデータをもとに、Sheetsでピボットテーブル、グラフ、ダッシュボードを作成できます。その間もAirtableはビュー、権限、リンクされたレコードを保ったまま、正式な記録の場であり続けます。
5 自動化できること
AirtableとGoogle Sheetsが接続されているときにGAIAができるすべてのこと。
Airtableの新規レコードをシートの行として追加
フォーム、自動化、チームメンバーのいずれかによってAirtableにレコードが作成されると、GAIAは対応するGoogle Sheetsに行として追加し、各フィールドを正しい列に配置します。受付のパイプラインを、シートだけを使う関係者にも見える状態に保てます。
レコードの更新を既存の行に同期
Airtableでステータス、担当者、日付のフィールドが変わると、GAIAは行を重複させるのではなく、対応する行を更新します。シートには常にベースの最新状態が反映されます。
フォームや受付の回答を確認用に記録
Airtableフォームの送信内容は確認用シートに届き、Airtableのアカウントを持たないメンバーも仕分け、コメント、承認ができます。承認された行は、1回の確認でAirtableに書き戻されます。
レポート用の定期スナップショット
GAIAは指定したスケジュールで、ビューのタイムスタンプ付きスナップショットを書き出します。毎日のパイプライン、毎週の在庫、毎月の応募者などです。スナップショットは日付ごとのタブとして保存されるので、推移を簡単にグラフにできます。
同期したデータでリアルタイムのダッシュボードを作成
Sheetsのグラフやピボットテーブルを同期済みのタブに向ければ、Airtableの変更に合わせて自動で更新されます。経営層は、追加のアカウントやログインなしで、古いエクスポートに頼らずダッシュボードを見られます。
設定方法
AirtableとGoogle Sheetsを3ステップでGAIAに接続。
- 1
AirtableとGoogle SheetsをGAIAに接続
AirtableアカウントとGoogleアカウントでGAIAを承認します。GAIAが読み取れるベースと、書き込めるスプレッドシートを選びます。
- 2
ベース、ビュー、フィールドをシートに対応づける
どのAirtableビューをどのシートタブに同期するかを選び、フィールドを列に対応づけます。GAIAはリンクされたレコードを、レコードIDではなく読みやすい名前で書き込みます。
- 3
GAIAが行とレコードを継続的に同期
作成、更新、定期スナップショットは自動で実行されます。GAIAはキーとなるフィールドで行とレコードを照合するため、更新によって重複が生まれることはありません。
