반복 일정
반복 일정은 매일, 매주, 매월, 매년 또는 '격주 화요일' 같은 맞춤 패턴의 규칙에 따라 반복되는 캘린더 이벤트로, 개별 사본이 아닌 하나의 시리즈로 저장됩니다. 그래서 일정 관리 도구는 모든 회차를 보여 주고, 사용자는 한 회차만 바꾸거나 시리즈 전체를 바꿀 수 있습니다.
이해하기 반복 일정
반복 일정은 대부분의 프로페셔널 일정에 리듬을 부여합니다. 예를 들어, 주간 팀 스탠드업, 월별 임원회의, 분기별 리뷰, 매일 아침 스탠드업 콜 등이 있습니다. 캘린더 앱은 평일마다, 매월 두 번째 화요일, 매달 마지막 금요일 등 다양한 반복 패턴을 지원합니다. 반복 일정을 효과적으로 관리하려면 한 번의 변경이 한 번만 적용되는지, 전체 시리즈에 적용되는지 이해해야 합니다. 반복 일정은 AI 일정 도구가 미팅 가능 시간을 찾을 때 반드시 고려해야 하는 미팅 리듬 역시 정의합니다.
캘린더가 저장하는 방식: Google 캘린더는 iCalendar 표준(RFC 5545)의 반복 규칙을 사용하며, 캘린더끼리도 같은 형식으로 반복 일정을 주고받습니다. 반복 일정은 하나의 기준 일정과 RRULE이라는 규칙으로 이루어집니다. FREQ는 단위(DAILY, WEEKLY, MONTHLY, YEARLY), INTERVAL은 간격(INTERVAL=2는 격주), BYDAY는 요일이나 n번째 요일(BYDAY=1MO는 첫째 월요일)을 정하고, COUNT나 UNTIL로 시리즈를 끝냅니다. FREQ=WEEKLY;INTERVAL=2;BYDAY=TU;COUNT=10은 '격주 화요일, 10회'라는 뜻입니다.
예외: 한 회차만 옮기거나 취소하면 캘린더는 시리즈를 유지한 채 그 날짜에 예외를 기록합니다. 그래서 캘린더 앱은 변경을 '이 일정', '이 일정 및 향후 일정', '모든 일정' 중 어디에 적용할지 묻습니다(Google 캘린더의 표현). '이 일정 및 향후 일정'을 고르면 원래 시리즈는 그 날짜에 끝나고 새 시리즈가 시작됩니다.
반복 일정을 잘 잡는 법: 시간대에 고정해 9시 회의가 서머타임 전환 후에도 현지 시간 9시에 머물게 하세요. 시리즈마다 종료일이나 검토일을 두어 필요 없어진 회의가 계속 남지 않게 하세요. 월간 일정은 29~31일을 피하거나(그 날짜가 없는 달은 건너뛸 수 있습니다) '매월 마지막 금요일' 같은 규칙을 쓰세요. 예약 페이지와 일정 관리 도구는 모든 회차를 바쁜 시간으로 처리하므로, 잊힌 시리즈가 실제 가능한 시간을 막는다는 점도 기억하세요.
반복 일정일까, 반복 할 일일까? 스탠드업이나 수업처럼 시간을 비워 둬야 하는 것에는 반복 일정을 쓰세요. 매주 금요일 근무 시간표 제출처럼 마감은 있지만 정해진 시간대가 없는 일에는 반복 할 일이나 알림을 쓰세요.
GAIA 활용 방법 반복 일정
GAIA는 자연어 요청으로 Google 캘린더에 반복 일정을 만들고, 매일, 선택한 요일마다 매주, N주마다, 매월 n번째 요일, 매년 같은 알맞은 반복 규칙으로 바꿉니다. 횟수나 날짜로 끝나도록 정할 수도 있습니다. 캘린더를 읽을 때는 각 회차가 개별 항목으로 펼쳐지므로, GAIA가 빈 시간을 찾거나 새 일정을 잡을 때 반복 회의는 고정된 약속으로 취급됩니다. 시간대가 필요 없는 반복 작업에는 대신 반복 알림과 할 일을 설정할 수 있습니다.
관련 개념
AI 캘린더 관리
AI 캘린더 관리는 인공지능을 활용해 회의 시간 최적화, 일정 정리, 집중 시간 보호, 미팅 브리핑 준비, 그리고 업무 및 커뮤니케이션과 연계된 이벤트 조율 등 일정을 효율적으로 관리하는 것을 의미합니다.
캘린더 자동화
캘린더 자동화는 AI를 활용해 최적의 회의 일정을 찾고, 회의 준비 자료를 만들며, 집중 시간을 확보하고, 일정과 업무, 커뮤니케이션을 연계해 지능적으로 일정을 관리하는 방법입니다.
가용 시간대
가용 시간대는 누군가가 미팅이나 통화를 예약할 수 있는 일정, 선호도, 작업 패턴 등을 바탕으로 정해진 특정 기간을 의미합니다. 이 시간대를 활용하면 전체 일정 공개 없이 유효한 미팅 시간을 결정할 수 있습니다.
비동기 회의
비동기 회의란 모든 참가자가 동시에 참석하지 않고, 녹화 영상, 서면 문서, 스레드 토론 등 실시간 대화 대신 정보를 주고받고 결정을 내리거나 업데이트를 공유하는 구조화된 절차입니다.
