IntegraçãoDesenvolvido com GAIA

Automatize Google Calendar + Trello com GAIA

Leve prazos de cards do Trello ao Google Agenda e crie cards de eventos

Uma integração Trello-Google Agenda coloca os prazos dos seus cards na sua agenda, para que prazos fiquem ao lado das suas reuniões, e transforma eventos em cards. Há duas formas de configurar. O Power-Up de Agenda do Trello publica um feed iCalendar que você assina no Google Agenda: é unidirecional e só de leitura, e o Google atualiza agendas assinadas na própria agenda, então mudanças podem levar horas para aparecer. O GAIA conecta as duas contas e grava eventos e cards de verdade.

Como o GAIA faz: você descreve a sincronização como um fluxo em linguagem simples. O gatilho de agenda do GAIA dispara quando um evento novo é criado, então o GAIA cria o card correspondente no quadro e na lista certos assim que o evento existe. Os quadros não enviam mudanças ao GAIA, então a direção card-agenda roda na agenda que você escolher, como de hora em hora ou todo dia útil às 8h: o GAIA lê os quadros nomeados, cria eventos para prazos novos e move eventos cujo prazo mudou.

Um exemplo de fluxo: “todo dia útil às 8h, verifique o quadro Trabalho de Clientes. Para cada card com vencimento nos próximos 14 dias, garanta que minha agenda Prazos tenha um evento de dia inteiro com o nome do card e um link para ele. Se um prazo mudou, mova o evento”.

Use o feed do Power-Up se você só quer ver prazos na sua agenda. Use o GAIA quando quer cards criados de eventos, eventos que acompanham mudanças de prazo, ou o mesmo fluxo tocando também Google Tasks, Gmail ou Slack.

5 coisas que você pode automatizar

Tudo que o GAIA pode fazer quando Google Calendar e Trello estão conectados.

Coloque prazos do Trello no Google Agenda

Na agenda que você definir, o GAIA lê os quadros nomeados e cria um evento para cada card com prazo, intitulado com o nome do card e com link de volta, para que prazos fiquem ao lado das suas reuniões.

Crie cards de eventos novos da agenda

Quando um evento novo é criado no Google Agenda, um gatilho de fluxo dispara e o GAIA cria um card no quadro e na lista escolhidos, com a data do evento como prazo. Você pode mandar agir só em eventos cujo título tenha uma palavra como “Revisão” ou “Cliente”.

Mantenha eventos atuais quando prazos mudam

Cada execução agendada compara prazos de cards com os eventos criados antes e move qualquer evento cujo card mudou de data. Mudanças aparecem na próxima execução, não na hora: escolha uma frequência à altura de quantas vezes seus prazos mudam.

Agenda compartilhada de prazos para stakeholders

Aponte o fluxo a uma agenda separada compartilhada com clientes ou gerentes que nunca abrem o Trello, para que vejam datas de entrega numa ferramenta que já conferem.

Google Tasks e Trello juntos

O GAIA também conecta o Google Tasks. Um fluxo agendado transforma tarefas abertas de uma lista escolhida em cards, ou envia a você um resumo matinal dos cards vencendo hoje ao lado da sua agenda do dia.

Como configurar

Conecte Google Calendar e Trello ao GAIA em três passos.

1
Conecte o Google Agenda e o Trello ao GAIA
Autorize as duas contas na página de integrações do GAIA. Adicione o Google Tasks também se quiser incluí-lo no mesmo fluxo.
2
Descreva a sincronização em linguagem simples
Crie um fluxo e diga o que deve acontecer: quais quadros e listas ler, qual agenda recebe os eventos e o que um card criado de um evento deve conter. Escolha o gatilho: uma agenda quando cards alimentam a agenda, ou o gatilho de evento novo do Google Agenda quando eventos alimentam os cards.
3
O GAIA executa em segundo plano
Execuções agendadas leem os quadros e atualizam a agenda; execuções por eventos criam cards assim que um evento é criado. O GAIA avisa você após cada execução sobre o que mudou.

Perguntas frequentes

Há duas rotas. Para uma visão só de leitura, ative o Power-Up de Agenda num quadro, ligue sua sincronização de agenda para obter uma URL iCalendar e adicione essa URL nas configurações da agenda em Outras agendas, Por URL. Para automação nos dois sentidos, conecte as duas contas no GAIA e crie um fluxo dizendo quais quadros ler e em qual agenda gravar.

Metade dela é. De agenda para quadro é por eventos: o gatilho do GAIA dispara quando um evento novo é criado. De quadro para agenda roda na agenda que você definir, porque os quadros não enviam mudanças ao GAIA: um prazo movido às 10h05 aparece após a próxima execução.

Sim. Nomeie cada quadro e sua agenda de destino no fluxo, por exemplo o quadro de clientes para uma agenda compartilhada de clientes e quadros internos para uma agenda só da equipe.

Na próxima execução, o GAIA não encontra mais o card entre os abertos. Se seu fluxo manda limpar eventos de cards arquivados ou excluídos, ele remove o evento correspondente; senão, o evento fica. Escreva a regra que você quer no fluxo.

Sim. O GAIA também conecta o Google Tasks. Nem o Google Tasks nem os quadros enviam mudanças ao GAIA: um fluxo de Google Tasks para quadro roda por agenda — por exemplo, toda noite o GAIA transforma tarefas novas de uma lista escolhida em cards no seu quadro.

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