Automatisiere Gmail + Asana mit GAIA
Wandeln Sie E-Mails direkt in Asana-Aufgaben um – ohne Ihr Postfach zu verlassen
Projektmanager und Teamleiter verbringen viel Zeit damit, E-Mails zu sortieren und Aufgaben manuell in Asana zu erstellen. Kunden-E-Mails enthalten Aufgaben, interne E-Mails To-dos und Stakeholder-Updates Entscheidungen, die nachverfolgt werden müssen – alles erfordert manuelle Eingaben in Asana.
GAIA beseitigt diese manuelle Arbeit, indem E-Mails automatisch in Asana-Aufgaben mit dem richtigen Kontext, der passenden Zuweisung und Fälligkeitsdaten umgewandelt werden. Ihr Posteingang wird damit zur Quelle für das Projektmanagement und nicht mehr zu einem separaten System, das parallel verwaltet werden muss.
5 Dinge, die Sie automatisieren können
Alles, was GAIA kann, wenn Gmail und Asana verbunden sind.
Verfolgung von Kundenprojekten
Wenn ein Kunde per E-Mail eine Lieferung anfordert, erstellt GAIA eine Asana-Aufgabe im Kundenprojekt mit den Details der Anfrage, dem aus der E-Mail extrahierten Fälligkeitsdatum und der Zuweisung an das zuständige Teammitglied.
Management von Stakeholder-Anfragen
Interne Anfragen, die per E-Mail eingehen, werden in Asana-Aufgaben umgewandelt und dem richtigen Team zugewiesen. So gehen keine Anfragen im Posteingang verloren und der Fortschritt kann bis zum Abschluss verfolgt werden.
Verfolgung von Meeting-Ergebnissen
Nach Meetings, bei denen Entscheidungen per E-Mail kommuniziert werden, extrahiert GAIA die Aufgabenpunkte und erstellt entsprechende Asana-Aufgaben inklusive Verantwortlichen und Fristen, sodass die Umsetzung nachvollzogen werden kann.
Verfolgung der Kommunikation mit Anbietern
E-Mails von Anbietern und Lieferanten werden in Asana-Aufgaben umgewandelt, die erwartete Lieferungen, Angebotsantworten und Vertragsmeilensteine nachverfolgen – so bleibt der Beschaffungsprozess im Zeitplan.
Bestätigung der Aufgabenfertigstellung
Wenn eine Asana-Aufgabe als erledigt markiert wird, erstellt GAIA automatisch eine Abschlussbestätigung per E-Mail an den ursprünglichen Anforderer, damit Kunden und Stakeholder ohne zusätzlichen Aufwand informiert bleiben.
So richten Sie es ein
Verbinde Gmail und Asana in drei Schritten mit GAIA.
- 1
Verbinden Sie Gmail und Asana mit GAIA
Autorisieren Sie GAIA mit Ihren Gmail- und Asana-Konten. Gewähren Sie den Zugriff auf die relevanten Asana-Arbeitsbereiche und Projekte, an die E-Mail-Aufgaben weitergeleitet werden sollen.
- 2
Definieren Sie Ihre Regeln zur Aufgabenverteilung
Konfigurieren Sie, welche E-Mails auf welche Asana-Projekte abgebildet werden, wie Aufgaben benannt und welche Teammitglieder je nach E-Mail-Inhalt oder Absender zugewiesen werden sollen.
- 3
Überwachen und optimieren
GAIA erstellt automatisch Aufgaben aus eingehenden E-Mails. Überprüfen Sie die erstellten Aufgaben und geben Sie Feedback, um die Automatisierung mit der Zeit zu verfeinern.
Häufig gestellte Fragen
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