Automatisiere Gmail + HubSpot mit GAIA
Synchronisieren Sie Gmail-Konversationen automatisch mit HubSpot-CRM-Kontakten und Deals
Vertriebs- und Kundenerfolgsteams verlassen sich auf HubSpot, um Kundenbeziehungen zu verwalten – aber die eigentlichen Gespräche finden in Gmail statt. Wenn E-Mail-Interaktionen nicht konsequent im CRM protokolliert werden, bleiben Ihre HubSpot-Daten unvollständig, es entstehen Lücken in den Deal-Zeitplänen und neue Teammitglieder fehlt der Kontext, wenn sie ein Konto übernehmen. Das manuelle Protokollieren von Aktivitäten im CRM ist so mühsam, dass es oft übersprungen wird, besonders bei hohem Druck.
GAIA verbindet Gmail und HubSpot, indem beide Systeme automatisch synchron gehalten werden. Wenn Sie mit einem HubSpot-Kontakt E-Mails austauschen, protokolliert GAIA das Gespräch im richtigen Kontakt, extrahiert To-dos und aktualisiert Deal-Phasen anhand der E-Mail-Signale. Neue Kontakte, die per E-Mail auftreten, können automatisch in HubSpot mit allen relevanten Informationen angelegt werden. Ihr CRM bleibt so akkurat, ohne dass sich Ihre Vertriebsmitarbeiter daran erinnern müssen, jede Interaktion manuell zu erfassen.
Diese Integration ist unverzichtbar für Vertriebsteams mit hohem E-Mail-Aufkommen, Account Manager mit langfristigen Kundenbeziehungen und Kundenerfolgs-Teams, die eine vollständige Interaktionshistorie zu jedem Konto benötigen.
5 Dinge, die Sie automatisieren können
Alles, was GAIA kann, wenn Gmail und HubSpot verbunden sind.
Automatische E-Mail-Protokollierung bei HubSpot-Kontakten
Jede qualifizierte E-Mail, die Sie senden oder erhalten, wird automatisch als Aktivität beim jeweiligen HubSpot-Kontakt protokolliert. Der vollständige E-Mail-Inhalt, das Datum und der Thread-Kontext werden erfasst, sodass Ihr CRM immer den tatsächlichen Kommunikationsverlauf mit jedem Kontakt widerspiegelt.
HubSpot-Deals aus eingehenden E-Mail-Anfragen erstellen
Wenn ein potenzieller Kunde eine Anfrage per E-Mail schickt, erstellt GAIA automatisch einen neuen HubSpot-Deal, verknüpft diesen mit dem Kontakt, legt die Deal-Phase und – falls genannt – den geschätzten Wert fest und bindet den zugehörigen E-Mail-Thread ein. So kann Ihr Vertriebsteam direkt in HubSpot weiterarbeiten.
Deal-Phasen anhand von E-Mail-Signalen aktualisieren
Wenn eine E-Mail darauf hinweist, dass sich ein Deal weiterentwickelt hat – etwa wenn ein Interessent einen Termin bestätigt, eine Bestellung sendet oder einen Vertrag anfordert – aktualisiert GAIA die Deal-Phase in HubSpot entsprechend. So spiegelt Ihre Pipeline stets die aktuelle Realität wider, ohne dass Sie manuell eingreifen müssen.
Neue Kontakte aus E-Mail-Signaturen erstellen
Erhalten Sie eine E-Mail von jemandem, der noch nicht in HubSpot ist, extrahiert GAIA Kontaktdaten aus der E-Mail-Signatur – Name, Firma, Telefon, Position – und legt in HubSpot einen neuen Kontakt mit diesen Informationen an.
Follow-up-Aufgaben aus Zusagen in E-Mails erstellen
Enthält eine E-Mail eine Zusage – etwa "Ich melde mich bis Freitag" oder "Lass uns nächste Woche telefonieren" – erstellt GAIA in HubSpot eine Follow-up-Aufgabe, die dem zuständigen Mitarbeiter zugewiesen wird. Auf diese Weise werden Zusagen stets nachverfolgt und es geht nichts verloren.
So richten Sie es ein
Verbinde Gmail und HubSpot in drei Schritten mit GAIA.
- 1
Gmail und HubSpot mit GAIA verbinden
Authentifizieren Sie Ihr Gmail-Konto und Ihr HubSpot-Portal in GAIA. GAIA nutzt die OAuth-Integration von HubSpot und fordert nur die notwendigen Berechtigungen an, um Kontakte, Deals und Aktivitäten zu lesen und zu bearbeiten.
- 2
Abgleichsregeln und Präferenzen festlegen
Legen Sie fest, welche E-Mail-Adressen oder Domains zur Protokollierung im CRM führen sollen, wie Kontakte abgeglichen oder erstellt werden und welche E-Mail-Signale einen Wechsel der Deal-Phase anzeigen. Sie können außerdem festlegen, welche Posteingänge von Teammitgliedern GAIA überwachen soll.
- 3
GAIA hält Gmail und HubSpot automatisch synchronisiert
GAIA überwacht berechtigte Posteingänge und protokolliert dort laufend Interaktionen in HubSpot. Ihre CRM-Daten bleiben stets aktuell – ganz ohne manuelle Eingabe. Ihr gesamtes Team erhält so einen genauen und vollständigen Überblick über alle Kundenbeziehungen.
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