Automatisez Gmail + ClickUp avec GAIA
Transformez vos emails en tâches ClickUp sans quitter votre boîte de réception
Votre boîte de réception est une source constante de demandes de travail, mais Gmail et ClickUp fonctionnent dans des univers séparés. Les actions à traiter enfouies dans les fils d’emails n’arrivent jamais dans ClickUp, et les tâches créées dans ClickUp manquent du contexte email qui explique leur raison d’être. Il en résulte un travail dupliqué, des tâches oubliées et un tableau de projet qui ne reflète pas votre charge réelle.
GAIA connecte Gmail et ClickUp afin que vos emails s’intègrent directement à votre système de gestion de projet. Les demandes clients deviennent des tâches ClickUp enrichies du bon contexte. Les emails internes génèrent des sous-tâches avec des assignations. Les échéances évoquées dans les emails définissent automatiquement les dates d’échéance dans ClickUp.
Cette intégration est particulièrement utile pour les agences, cabinets de conseil et équipes en relation client qui reçoivent le travail par email mais gèrent l’exécution dans ClickUp.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Gmail et ClickUp sont connectés.
Demander des tâches ClickUp à partir d’e-mails de clients
Lorsqu’un client envoie un e-mail contenant une demande ou un changement, GAIA crée une tâche ClickUp dans la liste concernée en reprenant la demande du client comme description de la tâche, l’expéditeur comme champ personnalisé et toute date limite mentionnée comme date d’échéance.
Création de sous-tâches déclenchée par e-mail
Lorsqu’une mise à jour de projet complexe comportant plusieurs actions arrive par e-mail, GAIA crée une tâche parente ClickUp et des sous-tâches individuelles pour chaque action, avec des suggestions d’attribution.
Attribution automatique de tags aux tâches via les libellés d’e-mail
Les libellés Gmail sur les e-mails entrants sont associés à des tags ClickUp sur les tâches créées, ce qui permet à votre système d’organisation des e-mails de catégoriser automatiquement le travail dans ClickUp sans effort de marquage supplémentaire.
Réponses d’achèvement de tâche envoyées aux expéditeurs d’e-mails
Lorsqu’une tâche ClickUp issue d’un e-mail est marquée comme terminée, GAIA rédige automatiquement une réponse d’achèvement à l’expéditeur d’origine afin de le notifier sans communication manuelle supplémentaire.
Suivi des demandes fournisseurs et prestataires
Les e-mails de fournisseurs demandant des validations, des informations ou des signatures créent des tâches ClickUp dans une liste dédiée avec des échéances, pour que la gestion des fournisseurs ne se perde pas dans la boîte de réception.
Comment le configurer
Connectez Gmail et ClickUp à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Gmail et ClickUp à GAIA
Autorisez GAIA à accéder à votre compte Gmail et à votre espace ClickUp. Sélectionnez les espaces et listes ClickUp qui doivent recevoir les tâches générées par e-mail.
- 2
Définir les règles de routage des tâches
Configurez quels e-mails créent des tâches ClickUp — selon l’expéditeur, le libellé Gmail, des mots-clés ou une classification par IA. Définissez la liste, l’attributaire et la priorité par défaut pour chaque règle.
- 3
GAIA gère le flux des e-mails vers les tâches
Les e-mails entrants correspondant à vos règles génèrent automatiquement des tâches ClickUp. Vous pouvez alors gérer la liste des tâches dans ClickUp sans revenir sur le fil d’e-mails pour le contexte.
Questions fréquentes
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