Automatisez Gmail + Google Drive avec GAIA
Enregistrez automatiquement les pièces jointes et contenus des e-mails dans Google Drive
Les pièces jointes aux e-mails sont l’un des moyens les plus courants par lesquels les fichiers intègrent le flux de travail d’une équipe, mais elles restent souvent enfermées dans les conversations Gmail au lieu d’être organisées dans un dossier Drive partagé accessible à tous. Télécharger, renommer et déplacer manuellement ces fichiers dans le bon dossier devient vite une tâche répétitive qui fait perdre des heures chaque semaine.
GAIA automatise toute la chaîne entre Gmail et Google Drive. Les pièces jointes des e-mails qualifiés sont automatiquement enregistrées dans les bons dossiers Drive, renommées de façon cohérente et organisées par expéditeur, projet ou date selon vos préférences. Les échanges d’e-mails entiers peuvent être convertis en documents Drive pour archivage. Les contrats, factures et rapports reçus par e-mail arrivent exactement là où votre équipe s’attend à les trouver.
Cette intégration est précieuse pour les équipes financières qui traitent des factures, les équipes juridiques qui reçoivent des contrats, les opérations qui gèrent les documents fournisseurs, et toute équipe recevant régulièrement des fichiers par e-mail et devant les retrouver facilement dans un Drive partagé.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Gmail et Google Drive sont connectés.
Enregistrez automatiquement les pièces jointes de factures dans le bon dossier Drive
Lorsqu'une facture ou un reçu arrive dans Gmail, GAIA extrait la pièce jointe et l'enregistre dans le dossier Drive désigné pour ce fournisseur ou ce projet. Le fichier est nommé de façon cohérente — incluant le nom du fournisseur, le numéro de facture et la date — afin que votre équipe comptable puisse toujours le retrouver sans avoir à chercher dans les emails.
Archivage des contrats et accords
Les contrats signés et accords juridiques envoyés par email sont automatiquement sauvegardés dans votre dossier Contrats sur Drive. GAIA peut également créer un raccourci Drive renvoyant vers le fil de discussion email d'origine pour garder tout le contexte.
Collecte des éléments de projet
Les fichiers de conception, briefs et autres ressources de projet envoyés par les clients ou fournisseurs par email sont automatiquement redirigés vers le bon dossier projet sur Drive, afin que votre équipe y accède sans qu'une personne doive jouer le rôle d'intermédiaire.
Fil de discussion email vers document Drive
Les échanges importants par email — décisions de projet, validations client ou discussions de politiques — peuvent être convertis par GAIA en documents Drive mis en forme pour une conservation à long terme et un partage facile avec ceux qui n'étaient pas inclus dans l'échange d'origine.
Organisation des photos et pièces jointes médias
Les photos et fichiers médias envoyés par vos clients ou partenaires sont automatiquement sauvegardés dans des dossiers Drive organisés, supprimant ainsi la nécessité de télécharger et recharger manuellement les fichiers reçus dans votre boîte de réception.
Comment le configurer
Connectez Gmail et Google Drive à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Gmail et Google Drive à GAIA
Authentifiez votre compte Google pour accéder à Gmail et Drive. GAIA utilise une connexion OAuth unique pour les services Google Workspace, vous n'autorisez donc qu'une seule fois et pouvez spécifier les dossiers Drive auxquels GAIA pourra écrire.
- 2
Configurez vos règles de routage des dossiers
Indiquez à GAIA quels types de pièces jointes ou d’e-mails doivent être envoyés dans quels dossiers Drive. Vous pouvez définir des règles basées sur le domaine de l’expéditeur, les libellés Gmail, des mots-clés dans l’objet, le type de fichier ou la catégorie de document détectée par l’IA comme facture, contrat ou fichier de conception.
- 3
GAIA enregistre automatiquement les fichiers dès leur arrivée
Dès que la configuration est terminée, GAIA surveille les e-mails entrants et enregistre automatiquement les pièces jointes correspondantes dans Drive, sans aucune intervention manuelle. Les fichiers sont organisés, nommés et placés là où votre équipe les attend.
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