Automatisez Gmail + Trello avec GAIA
Transformez vos e-mails en cartes Trello et gardez vos tableaux à jour depuis votre boîte de réception
L'email est l'endroit où arrivent les demandes de travail ; Trello, celui où le travail s'organise et se suit. Mais relier les deux demande un effort manuel constant : lire les emails, décider à quel tableau et quelle liste ils appartiennent, créer les cartes, recopier les informations pertinentes puis retourner sur Gmail pour répondre. Pour les équipes qui gèrent un volume important d'emails, cela devient une perte de temps considérable qui détourne l'attention du vrai travail.
GAIA connecte Gmail et Trello pour que le contenu des emails s’intègre directement à vos tableaux. Les emails reçus représentant des tâches, demandes, ou livrables peuvent automatiquement être convertis en cartes Trello avec les bons métadonnées, assignés à la bonne liste et reliés à la conversation d'origine. Lorsque le statut des cartes change dans Trello, GAIA peut notifier les personnes concernées par email afin que les parties prenantes externes restent informées même sans accès à Trello.
Cette intégration est idéale pour les équipes en contact avec la clientèle, les chefs de projet et les équipes opérations qui travaillent à la fois avec l'email et Trello, et souhaitent éliminer les transferts manuels entre les deux.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Gmail et Trello sont connectés.
Créer des cartes Trello à partir des demandes clients reçues par email
Lorsqu’un client envoie une nouvelle demande par email, GAIA crée une carte Trello sur le tableau et dans la liste appropriés, préremplie avec les détails de la demande, la date d'échéance si elle est indiquée, et un lien vers la conversation d'origine, pour que votre équipe dispose de tout le contexte nécessaire au traitement de la carte.
Déplacer les cartes selon les réponses aux emails
Lorsque vous ou un membre de votre équipe envoyez une mise à jour par email sur un projet, GAIA peut déplacer la carte Trello correspondante vers la liste suivante — par exemple, de « En cours » à « En attente du retour client » — afin que votre tableau reflète l'état réel du travail sans mises à jour manuelles.
Notifications par email à la fin des cartes
Lorsqu'une carte Trello est déplacée dans « Terminé », GAIA rédige et envoie automatiquement un email de notification de fin aux parties prenantes concernées, récapitulant ce qui a été fait et les prochaines étapes, pour tenir les clients informés sans emails de suivi manuels.
Résumé quotidien du tableau par email
GAIA envoie chaque matin un email récapitulatif de l’avancement de vos tableaux Trello : cartes à rendre aujourd’hui, tâches en retard et éléments récemment terminés, afin que vous commenciez la journée en connaissant vos priorités, sans ouvrir Trello.
Transfert des pièces jointes de l’email vers les cartes
Les fichiers et documents envoyés en pièces jointes par email sont automatiquement ajoutés à la carte Trello correspondante pour que votre équipe ait tout sous la main, sans avoir à chercher des fichiers dans des fils de discussion.
Comment le configurer
Connectez Gmail et Trello à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Gmail et Trello à GAIA
Authentifiez votre compte Gmail et votre workspace Trello dans les paramètres d'intégration de GAIA. GAIA vous demandera à quels tableaux elle doit avoir accès, afin que vous gardiez la maîtrise du périmètre d'intégration.
- 2
Définissez vos règles de création de cartes
Indiquez à GAIA quels types d’emails doivent devenir des cartes Trello, sur quel tableau et dans quelle liste les placer, comment définir les étiquettes et les dates d’échéance, et à qui assigner les cartes. Les règles peuvent être basées sur l’expéditeur, les libellés Gmail, des mots-clés ou la classification par IA.
- 3
GAIA gère automatiquement le transfert des e-mails vers les tableaux
GAIA surveille en permanence votre Gmail et vos tableaux Trello, crée des cartes à partir des e-mails correspondants et envoie des notifications pour les événements du tableau selon vos règles — aucune copie manuelle nécessaire.
Questions fréquentes
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