Automatisez Google Agenda + Trello avec GAIA
Ajoutez les dates d’échéance des cartes Trello à Google Agenda et créez des cartes à partir des événements du calendrier
Les tableaux Trello donnent à votre équipe une vue d'ensemble visuelle du projet, mais les dates d'échéance des cartes Trello ne sont visibles que pour ceux qui consultent activement le tableau. Google Agenda est l'endroit où tout le monde — y compris les parties prenantes qui ne se connectent jamais à Trello — consulte les plannings et les échéances. Ce décalage fait que les dates de livraison fixées sur Trello sont invisibles là où les engagements de temps se prennent.
GAIA connecte Google Agenda et Trello pour que les dates d'échéance des cartes Trello apparaissent automatiquement comme des événements dans le calendrier. Lorsqu'une date d’échéance de carte est définie ou modifiée, l’événement du calendrier est mis à jour en temps réel. Lorsqu'une réunion ou un événement dans Google Agenda correspond à un livrable, GAIA peut créer la carte Trello correspondante dans le bon tableau et la bonne liste, afin que le travail soit bien suivi. Les deux outils restent synchronisés sans duplication manuelle.
C'est particulièrement précieux pour les petites équipes qui utilisent Trello pour le suivi des projets et Google Agenda pour la planification et les relations clients, ainsi que pour les chefs de projet qui doivent donner aux parties prenantes extérieures à Trello une visibilité sur les échéances de livraison.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Google Agenda et Trello sont connectés.
Créer des événements de calendrier à partir des dates d'échéance des cartes Trello
GAIA surveille les tableaux Trello qui vous intéressent et crée des événements Google Agenda pour les dates d'échéance des cartes, ce qui permet à vous et à votre équipe de visualiser les échéances dans le calendrier aux côtés des réunions et autres engagements.
Générer des cartes Trello à partir d'événements de calendrier
Lorsque vous créez un événement de calendrier pour une présentation client ou une revue de projet, GAIA peut créer une carte Trello sur le tableau concerné afin que le livrable soit suivi et attribué dans l’outil de gestion de flux de travail de votre équipe.
Maintenir à jour les événements du calendrier quand les dates d’échéance Trello changent
Si la date d'échéance d'une carte est modifiée dans Trello, GAIA met à jour immédiatement l’événement Google Agenda afin que votre vue de planning reflète en temps réel le dernier calendrier de projet sans que personne n’ait à mettre à jour l’agenda manuellement.
Calendrier des échéances pour parties prenantes
GAIA peut publier les principales dates d'échéance des cartes Trello sur un calendrier Google partagé auquel les parties prenantes n’ayant pas accès à Trello peuvent s’abonner, leur offrant une visibilité sur les dates de livraison dans un outil qu’elles utilisent déjà.
Alertes de cartes en retard via le calendrier
Lorsqu’une carte Trello dépasse sa date d’échéance sans être terminée, GAIA crée une alerte Google Agenda pour le propriétaire de la carte afin que l’élément en retard soit bien visible dans son planning et soit pris en charge.
Comment le configurer
Connectez Google Agenda et Trello à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Google Agenda et Trello à GAIA
Autorisez Google Agenda et Trello dans les paramètres d’intégration de GAIA. Sélectionnez les tableaux Trello surveillés par GAIA et le calendrier Google qui recevra les événements créés.
- 2
Définissez les règles de synchronisation des dates d’échéance et de création de cartes
Configurez quelles listes Trello et quelles étiquettes de cartes déclenchent la création d’un événement calendrier, et définissez le format des événements. Déterminez les types d’événements dans le calendrier qui doivent générer des cartes Trello lors de leur création manuelle.
- 3
GAIA synchronise les dates d'échéance Trello et les événements du calendrier
GAIA utilise les webhooks de Trello pour détecter les modifications de dates d'échéance et met à jour les événements du calendrier en temps réel. Elle surveille également Google Agenda pour repérer les nouveaux événements correspondant aux modèles de création de cartes.
Questions fréquentes
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