Automatisez Gmail + Asana avec GAIA
Transformez vos e-mails en tâches Asana sans quitter votre boîte de réception
Les chefs de projet et responsables d’équipe passent beaucoup de temps à trier les e-mails et créer manuellement des tâches Asana. Les e-mails clients contiennent des livrables, les e-mails internes des actions à suivre, et les mises à jour des parties prenantes des décisions à suivre — tout cela nécessitant une saisie manuelle dans Asana.
GAIA élimine ce travail manuel en convertissant automatiquement les e-mails en tâches Asana avec le contexte, les affectations et les échéances appropriés. Votre boîte de réception devient alors une source d’entrée de gestion de projet, et non plus un système à gérer en parallèle.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Gmail et Asana sont connectés.
Suivi des livrables clients
Lorsqu’un client envoie un e-mail pour demander un livrable, GAIA crée une tâche Asana dans le projet client avec les détails de la demande, la date d’échéance extraite de l’e-mail et l’assignation au membre d’équipe approprié.
Gestion des demandes des parties prenantes
Les demandes internes reçues par e-mail sont transformées en tâches Asana assignées à la bonne équipe, garantissant qu’aucune demande ne se perde dans les boîtes de réception et que le suivi soit assuré jusqu’à la réalisation.
Suivi des décisions de réunion
Après les réunions dont les décisions sont communiquées par e-mail, GAIA extrait les actions à effectuer et crée des tâches Asana avec des responsables et des échéances pour assurer leur suivi.
Suivi des échanges avec les fournisseurs
Les e-mails des fournisseurs deviennent des tâches Asana permettant de suivre les livraisons attendues, les réponses aux devis et les jalons contractuels pour que les achats respectent le calendrier prévu.
Confirmation d’achèvement de tâche
Lorsqu’une tâche Asana est marquée comme terminée, GAIA prépare un e-mail de confirmation à l’initiateur de la demande afin que clients et parties prenantes soient informés sans efforts supplémentaires.
Comment le configurer
Connectez Gmail et Asana à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Gmail et Asana à GAIA
Autorisez GAIA à accéder à vos comptes Gmail et Asana. Donnez accès aux espaces de travail et projets Asana dans lesquels vous souhaitez router les tâches e-mail.
- 2
Définissez vos règles de routage des tâches
Configurez la correspondance entre les e-mails et les projets Asana, la façon de nommer les tâches et les membres de l’équipe à assigner selon le contenu ou l’expéditeur de l’e-mail.
- 3
Surveillez et ajustez
GAIA crée automatiquement des tâches à partir des e-mails entrants. Passez en revue les tâches générées et donnez votre retour pour affiner l’automatisation au fil du temps.
Questions fréquentes
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