GAIAでGoogleカレンダー + Todoistを自動化
カレンダーイベントをタスク化し、Todoを自動で準備
カレンダーは“いつ”が分かり、Todoistリストは“何を”するかが分かります。でもこの2つは普段連携していません。会議には準備タスクが存在せず、Todoistの締切もカレンダーブロックと連動しない——結果、1日の予定が断片化してしまいます。GAIAはカレンダーとTodoistをつなぎ、両方の状況を一致させます。
5 自動化できること
GoogleカレンダーとTodoistが接続されているときにGAIAができるすべてのこと。
会議準備タスクの自動作成
外部参加者がいるカレンダーイベントごとに、GAIAがTodoistにアジェンダ確認や話すポイント準備用のタスクを作成します。そのタスクの期限は会議前日の朝です。
カレンダーイベントから締切タスクを作成
カレンダーイベントが締切（プロジェクト納期や発表日）になっている場合、GAIAは締切から逆算したTodoistタスクや中間マイルストーンを自動で生成します。
会議後のフォローアップタスク
会議終了後、GAIAは会議の議事メモを記録・送信するためのTodoistタスクを作成し、会議終了から1時間以内の期限を自動で設定することで、素早いフォローアップを促します。
Todoistタスクのカレンダー時間ブロック作成
Todoistタスクに期日が設定されている場合、GAIAはそのタスクに取り組むためのGoogleカレンダー時間ブロックを提案、もしくは自動で作成します。これにより作業時間をしっかり確保できます。
予定過多日の警告
GAIAがカレンダー上で会議が多く、同日にTodoistタスクの締め切りも多い場合、事前にアラートしてくれるので、タスクや会議の予定を能動的に調整できます。
設定方法
GoogleカレンダーとTodoistを3ステップでGAIAに接続。
- 1
GoogleカレンダーとTodoistをGAIAに連携
両方のアカウントを認証し、双方向同期の設定を行います。
- 2
準備タスクと時間ブロックのルールを設定
どの会議タイプで準備タスクを作成するか、準備タスクをどれくらい前に表示するか、重要なTodoistタスクのためにGAIAがカレンダー時間ブロックを作成するかどうかを指定します。
- 3
GAIAがスケジュールとタスクを常に同期
新しいカレンダー予定が自動的に準備タスクを生成します。また、期日付きの新しいTodoistタスクには自動でカレンダー時間ブロックが割り当てられることもあります。2つのシステムを一体化して活用できます。
