GAIAでGmail + ClickUpを自動化
受信トレイから離れずにメールをClickUpタスクへ変換
受信トレイには常に多くの作業依頼が届きますが、GmailとClickUpは別々に動作しているため、メールスレッドに埋もれたToDoはClickUpのタスクにならず、ClickUpで作成したタスクには“なぜ存在するのか”というメールの背景がありません。その結果、作業重複やタスク漏れ、そして現状を反映しないプロジェクトボードになってしまいます。
GAIAはGmailとClickUpを連携させ、メールを直接プロジェクト管理システムに取り込みます。クライアントからの依頼は、適切な情報とともにClickUpタスクになります。チームへのメール連絡は担当者付きのサブタスクに変換。メールで言及された締切も自動でClickUpの期限に設定されます。
この連携は、メールで仕事を受け取りClickUpで進行管理するエージェンシーやコンサルティング、クライアント対応チームに特に便利です。
5 自動化できること
GmailとClickUpが接続されているときにGAIAができるすべてのこと。
クライアントのリクエストメールをClickUpタスクへ
クライアントからリクエストや修正依頼のメールが届いた際、GAIAはその内容をタスク説明文として、送信者をカスタムフィールドに、締切などがあれば期限として、該当リストにClickUpタスクを自動作成します。
メールに基づくサブタスク自動作成
複数のアクション項目が含まれる複雑なプロジェクト更新のメールが届いたら、GAIAが親ClickUpタスクを作成し、各アクションごとに担当者候補付きのサブタスクを自動で追加します。
メールのラベルでタスクへの自動タグ付け
受信メールに付いているGmailラベルを、作成するClickUpタスクのタグに自動でマッピング。これにより、手間なくメールの分類ルールをClickUpにも反映できます。
タスク完了時に送信者へ完了通知メール送信
メールから作成されたClickUpタスクが完了した際、GAIAが元のメール送信者に完了通知を自動で下書きし、追加のやり取りなしで相手に通知できます。
ベンダー・サプライヤー依頼の追跡管理
承認・情報提供・署名依頼などベンダーからのメールは、専用のベンダーリストにClickUpタスクとして締切付きで自動追加。インボックス内で埋もれず効果的に管理できます。
設定方法
GmailとClickUpを3ステップでGAIAに接続。
- 1
GmailとClickUpをGAIAに連携
GAIAにGmailアカウントとClickUpワークスペースの連携認証を行います。メールからタスク化したいClickUpスペースやリストを選択してください。
- 2
タスク作成ルールの設定
誰からのメールか、Gmailラベル、キーワード、またはAI判別などで、どのメールがClickUpタスクになるかを設定。各ルールごとに、既定のリスト、担当者、優先度も指定できます。
- 3
GAIAがメール→タスク変換を自動化
設定したルールに一致した受信メールからClickUpタスクを自動生成。ClickUp上でタスクリストを確認し、メールに戻ることなく作業に取り組めます。
