GAIAでGmail + Google カレンダーを自動化
会議メールを自動でカレンダーイベントや準備タスクに変換
会議リクエストやイベント招待、日程調整のやり取りなど、毎日多くのスレッドがGmailに届きますが、それらをカレンダーイベントに変換するには手作業のコピー＆ペーストが必要で作業の流れが途切れがちです。一方で、カレンダーには本来メール返信に活用すべき予定の情報が入っていても、Gmail側では自分のスケジュールを把握できません。
GAIAはGmailとGoogle カレンダーをつなぎ、両者の情報が自然に連携するようにします。日程調整のメールが届くと、内容をもとにカレンダーの下書きイベントを自動作成。会議招待を受け取ったら、議題や参加者情報付きの準備メールが届きます。確定したイベントにあわせて、受信トレイにフォローアップタスクが自動で生成。2つのツールを統合的なスケジュール・コミュニケーション基盤として活用できます。
外部との会議が多い方や、複数のタイムゾーンをまたいでスケジュールを調整する方、受信トレイとカレンダーの間で情報転記を減らしたい方には特におすすめの連携です。
5 自動化できること
GmailとGoogle カレンダーが接続されているときにGAIAができるすべてのこと。
日程調整メールからカレンダーイベントを作成
日程提案のメールが届くと、GAIAが提案された情報をもとにカレンダーの下書きイベントを自動で作成。すべての情報を手入力せず、ワンクリックで予定を確定できます。
会議準備情報を受信トレイにお届け
各カレンダーイベントの当日の朝、GAIAが議題や参加者のLinkedInプロフィール、これまでの関連メール履歴、準備メモなどをまとめたGmailサマリーを送信。しっかり準備した状態で会議に臨めます。
確認メールから自動でイベントを作成
フライトの確認、ホテルの予約、レストランの予約、イベントのチケットメールなどから、関連する情報が抽出されて、自動的にGoogleカレンダーに予定が追加されます。
会議後のフォローアップメールの下書き作成
カレンダーイベントが終了すると、GAIAが参加者へのフォローアップメール（要点や今後のステップのまとめ）を下書きし、Gmailの下書きに用意します。記憶が新しいうちにすぐ送信できます。
カレンダーから空き時間を返信
誰かから空き時間を尋ねるメールが届くと、GAIAはGoogleカレンダーを確認し、あなたの空いている時間を分かりやすくまとめた返信をGmailで下書きします。やりとりの手間を減らします。
設定方法
GmailとGoogle カレンダーを3ステップでGAIAに接続。
- 1
GmailとGoogleカレンダーをGAIAに連携
OAuthを使ってGmailとGoogleカレンダーをGAIAに認証します。どちらも既存のGoogleアカウントを利用するので、設定は2分以内で完了します。
- 2
イベントとメールのルールを設定
どのメールをカレンダーイベントにするか、どんなイベントで事前準備メールを送るか、フォローアップの下書きをどのように構成するかをGAIAに指示します。
- 3
GAIAがメールとカレンダーを同期
接続した瞬間から、GAIAがGmailとカレンダーを監視し、お互いの情報を自動で同期します。あなたは会話や会議に集中でき、管理作業に悩まされません。
