GAIAでGoogle Docs + Slackを自動化
Google Docsを正しい権限でSlackに共有し、すべてのコメントを追いかける
下書きはGoogle Docsにあり、意思決定はSlackで行われ、この2つがうまくつながることはめったにありません。チャットに貼ったリンクはアクセス権のリクエスト画面で止まり、フィードバックはドキュメントのコメントに届かないままスレッドに散らばり、ドキュメントが更新されたことに誰も気づかずレビューの締め切りが過ぎていきます。
GAIAはGoogle DocsとSlackをつなぎ、ドキュメントをチャットのスピードで動かします。GAIAにドキュメントの共有を頼むと、投稿前にチャンネルのメンバーがアクセスできるかを確認し、必要なら先に権限を修正します。コメント、提案、編集は適切なチャンネルにSlackの通知として届き、Slackのスレッドは1つのコマンドでドキュメントにできます。
これは、仕様書、提案書、記事などを一緒にレビューするチームのための連携です。書き手はDocsで作業を続け、関係者は新しいツールを覚えることなく、Slackから進捗を追い、承認し、コメントできます。
5 自動化できること
Google DocsとSlackが接続されているときにGAIAができるすべてのこと。
権限を整えたうえでドキュメントを共有
GAIAにチャンネルへのドキュメント投稿を頼むと、メンバー全員が開けるかを確認し、先に閲覧またはコメントの権限を付与します。アクセス権のリクエストで行き止まりになることはもうありません。
コメントと提案の通知をSlackで受け取る
監視中のドキュメントに新しいコメント、返信、解決済みのスレッドがあると、直接リンク付きで担当チャンネルに投稿されます。レビュアーの返答は数日ではなく数時間で届きます。
Slackのスレッドからドキュメントを作成
長いスレッドでまとまった結論を、1つのコマンドでDrive上の概要、仕様書、議事録にできます。GAIAがスレッドから下書きを作成し、リンクをスレッドに返します。
レビュー締め切りのリマインダー
レビュー待ちのドキュメントには、コメントが届くかオーナーが承認するまで、Slackで丁寧なリマインダーが定期的に送られます。黙って放置されるものはありません。
Slackを離れずにどのドキュメントも見つける
名前、クライアント、トピックでGAIAにドキュメントを尋ねれば、権限確認済みのリンクがすぐに届きます。チームの知識はメッセージ1つで手に入ります。
設定方法
Google DocsとSlackを3ステップでGAIAに接続。
- 1
Google DocsとSlackをGAIAに接続
GoogleアカウントとSlackワークスペースでGAIAを承認します。GAIAはDocsの読み取り、書き込み、共有の権限と、Slackへの投稿権限を得ます。
- 2
監視するドキュメントと通知チャンネルを選ぶ
監視するドキュメントやDriveフォルダと、通知を受け取るチャンネルをGAIAに指定します。GAIAが共有する際に、誰がアクセス権を付与できるかも設定します。
- 3
GAIAが共有、監視、下書きを代行
共有は権限を確認したうえで行われ、コメントは通知として届き、必要に応じてチャットから新しいドキュメントが作成されます。ドキュメントと議論は常につながったままです。
