Automatize Asana + Google Drive com GAIA
Anexe documentos do Drive a tarefas do Asana e organize entregas no automático
Tarefas de projeto no Asana raramente existem isoladas — elas citam briefs, specs, relatórios e entregas guardados no Google Drive. Sem automação, membros da equipe perdem tempo caçando o documento certo nas pastas, ou anexam versões obsoletas às tarefas porque o link foi compartilhado há meses e o arquivo mudou de lugar.
O GAIA conecta os dois para que os documentos estejam sempre onde você espera. Quando um projeto novo começa, o GAIA cria uma pasta correspondente com a estrutura certa. Conforme tarefas avançam, o GAIA anexa automaticamente os documentos relevantes. Quando uma entrega é atualizada na pasta, o GAIA avisa o responsável da tarefa para que revisões aconteçam rápido.
Essa integração é essencial para equipes de conteúdo, agências de marketing e departamentos de operações que usam o Google Drive como repositório de documentos e o Asana como camada de gestão de projetos.
5 coisas que você pode automatizar
Tudo que o GAIA pode fazer quando Asana e Google Drive estão conectados.
Crie pastas de projeto no Drive de projetos do Asana
Quando um projeto novo é criado no Asana, o GAIA cria automaticamente uma pasta estruturada no Google Drive com subpastas de briefs, entregas e referências, e anexa o link da pasta ao projeto.
Anexe arquivos do Drive a tarefas do Asana no automático
Quando um arquivo entra numa pasta de projeto, o GAIA o anexa à tarefa correspondente por convenções de nomes ou estrutura de pastas, eliminando o compartilhamento manual de links.
Avise responsáveis quando entregas são atualizadas
Quando um documento vinculado a uma tarefa é editado, o GAIA publica um comentário na tarefa avisando o responsável de que o arquivo foi atualizado, provocando uma revisão pontual.
Arquive documentos de projetos concluídos
Quando um projeto é marcado como concluído, o GAIA move os arquivos associados para uma pasta de arquivo e registra os links finais dos documentos na descrição do projeto para referência futura.
Gere briefs de tarefa de modelos de documento
Quando uma tarefa é criada para um tipo recorrente de entrega, o GAIA cria um documento a partir do modelo adequado, preenche-o com metadados da tarefa e o anexa à tarefa automaticamente.
Como configurar
Conecte Asana e Google Drive ao GAIA em três passos.
- 1
Autorize o Asana e o Google Drive no GAIA
Conecte seu workspace do Asana e sua conta do Google Drive ao GAIA. Defina a pasta raiz onde as pastas de projeto devem ser criadas e os projetos a monitorar.
- 2
Configure estrutura de pastas e regras de anexo
Defina o modelo de pastas para projetos novos e as regras que o GAIA usa para associar arquivos a tarefas: por padrão de nome de arquivo, subpasta ou campo personalizado de tarefa.
- 3
O GAIA gerencia a organização de documentos no automático
O GAIA monitora projetos e pastas em busca de mudanças, criando pastas, anexando arquivos e publicando avisos para que sua equipe ache sempre o documento certo anexado à tarefa certa.
Perguntas frequentes
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