Automatiza Gmail + Asana con GAIA
Convierte correos electrónicos en tareas de Asana sin salir de tu bandeja de entrada
Los gestores de proyectos y líderes de equipo dedican mucho tiempo clasificando correos y creando tareas manualmente en Asana. Los correos de clientes incluyen entregables, los internos contienen acciones y las actualizaciones de stakeholders incluyen decisiones que deben registrarse, todo requiriendo ingreso manual en Asana.
GAIA elimina este trabajo manual convirtiendo automáticamente los correos en tareas de Asana con contexto, asignaciones y fechas de entrega. Tu bandeja de entrada se convierte en una fuente de gestión de proyectos en vez de un sistema aparte que administrar por separado.
5 cosas que puedes automatizar
Todo lo que GAIA puede hacer cuando Gmail y Asana están conectados.
Seguimiento de entregables para clientes
Cuando un cliente envía un correo solicitando un entregable, GAIA crea una tarea en Asana dentro del proyecto del cliente con los detalles de la solicitud, la fecha de entrega extraída del correo y la asignación al miembro del equipo correspondiente.
Gestión de solicitudes de stakeholders
Las solicitudes internas que llegan por correo se convierten en tareas de Asana asignadas al equipo adecuado, asegurando que no se pierdan en la bandeja de entrada y que se les dé seguimiento hasta su finalización.
Seguimiento de resultados de reuniones
Después de reuniones cuyos acuerdos se comunican por correo, GAIA extrae las acciones a ejecutar y crea tareas en Asana asignando responsables y fechas límite para que se controle el cumplimiento.
Seguimiento de comunicación con proveedores
Los correos de proveedores y suministradores se convierten en tareas de Asana que registran entregas esperadas, respuestas a cotizaciones y etapas contractuales para que el flujo de adquisiciones siga el calendario.
Confirmación de finalización de tareas
Cuando se marca una tarea de Asana como completada, GAIA redacta un correo de confirmación de finalización para el solicitante original y así mantener informados a clientes y partes interesadas sin esfuerzo adicional.
Cómo configurarlo
Conecta Gmail y Asana a GAIA en tres pasos.
- 1
Conecta Gmail y Asana a GAIA
Autoriza a GAIA con tus cuentas de Gmail y Asana. Concede acceso a los espacios de trabajo y proyectos de Asana a los que deseas que se dirijan las tareas recibidas por correo.
- 2
Configura tus reglas de derivación de tareas
Configura qué correos se asignarán a qué proyectos de Asana, cómo deben nombrarse las tareas y a qué miembros del equipo se debe asignar cada una según el contenido o remitente del correo.
- 3
Monitorea e itera
GAIA crea automáticamente tareas a partir de los correos entrantes. Revisa las tareas creadas y proporciona retroalimentación para perfeccionar la automatización con el tiempo.
Preguntas frecuentes
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GAIA admite docenas de combinaciones de herramientas. Explora más formas de automatizar tu flujo de trabajo.
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