Automatisez Google Calendar + Google Drive avec GAIA
Attachez des documents Drive aux événements de calendrier et créez automatiquement des notes d'événement dans Drive
Chaque réunion sur votre Google Calendar a des documents associés – ordres du jour, présentations, documents de référence et notes – mais ces fichiers résident dans Google Drive, déconnectés de l'événement de calendrier. Vous passez les minutes avant chaque réunion à chercher dans Drive le bon document, et après les réunions, les notes se retrouvent dispersées dans des dossiers Drive aléatoires sans lien avec l'entrée de calendrier qui les a générées.
GAIA connecte Google Calendar et Google Drive afin que les réunions et les documents soient toujours liés. Avant une réunion prévue, GAIA identifie les documents Drive pertinents par nom de projet, participant ou mot-clé et les attache à l'événement de calendrier afin que tout ce dont vous avez besoin soit à portée de clic. Après chaque réunion, GAIA crée un document de notes structuré dans le bon dossier Drive, pré-rempli avec la liste des participants, l'ordre du jour et un modèle de éléments d'action, prêt à être rempli pendant l'appel.
Cette intégration est inestimable pour les professionnels qui organisent des réunions fréquentes et ont besoin d'un accès instantané aux documents, pour les chefs de projet qui ont besoin de notes de réunion systématiquement organisées dans Drive, et pour les équipes qui veulent que leur calendrier serve de point d'entrée unique pour tout le matériel lié aux réunions.
5 choses que vous pouvez automatiser
Tout ce que GAIA peut faire quand Google Calendar et Google Drive sont connectés.
Attachez automatiquement des documents Drive pertinents aux événements de calendrier
GAIA recherche dans Google Drive les documents liés à chaque événement de calendrier par nom de projet, adresses e-mail des participants et mots-clés, puis attache les fichiers les plus pertinents à la description de l'événement afin que vous ayez toujours vos documents prêts.
Créez des documents de notes de réunion avant chaque réunion
GAIA génère un document Google Doc structuré pour chaque réunion à venir et le lie à l'événement de calendrier. Le document est pré-rempli avec le titre de la réunion, les participants, l'ordre du jour de la description de l'événement et un modèle d'éléments d'action.
Organisez les fichiers Drive par contexte de réunion
GAIA crée un dossier Drive pour chaque série de réunions récurrentes et enregistre automatiquement les documents associés – ordres du jour, notes, présentations – dans ce dossier, construisant une archive organisée de matériel de réunion au fil du temps.
Partagez des documents Drive avec tous les participants du calendrier
GAIA peut automatiquement accorder des droits de visualisation ou de commentaire sur les documents Drive joints à un événement de calendrier à tous les participants, garantissant que chacun a accès au matériel de réunion sans partage manuel.
Distribution des documents de suivi post-réunion
Après la fin d'une réunion, GAIA met à jour le document de notes de réunion avec un en-tête finalisé et le partage avec tous les participants par e-mail et Google Drive, garantissant que chacun dispose d'une copie des notes sans distribution manuelle.
Comment le configurer
Connectez Google Calendar et Google Drive à GAIA en trois étapes.
- 1
Connectez Google Calendar et Google Drive à GAIA
Autorisez Google Calendar et Google Drive dans les paramètres d'intégration de GAIA à l'aide de Google OAuth. Les deux services font partie du même Google Workspace, une seule autorisation couvre les deux pour la plupart des utilisateurs.
- 2
Configurez les préférences de correspondance de documents et de modèles de notes
Définissez comment GAIA doit rechercher les documents Drive pertinents – par dossier, propriétaire partagé, correspondance de mots-clés ou étiquette de projet. Choisissez votre modèle de notes de réunion préféré et la structure de dossiers Drive pour les archives de réunions.
- 3
GAIA lie automatiquement les documents aux réunions et gère le cycle de vie des notes
GAIA s'exécute avant chaque réunion pour attacher les documents pertinents et créer les notes, puis après les réunions pour finaliser et distribuer les notes. Vous pouvez également interroger GAIA pour trouver tous les documents Drive associés à n'importe quelle réunion passée.
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