GAIAでGoogleカレンダー + Asanaを自動化
カレンダーイベントからAsanaタスクを作成し、プロジェクト作業の時間を確保
Googleカレンダーは時間の使い方を、Asanaはやるべき仕事を教えてくれます。しかし、多くのチームではこれらを別々に管理しており、会議はAsanaの準備タスクなしで予定され、Asanaの締め切りもカレンダーで確保した作業時間がなく、プロジェクト作業に影響しています。
GAIAはGoogleカレンダーとAsanaを一つのシステムとして連携させます。会議イベントからAsanaの準備やフォローアップタスクを自動生成。Asanaタスクの期限からカレンダーのリマインダーを作成。プロジェクトのマイルストーンで集中作業の時間もカレンダーに自動で確保。スケジュールとタスクリストがようやく同じストーリーを語れるようになります。
5 自動化できること
GoogleカレンダーとAsanaが接続されているときにGAIAができるすべてのこと。
カレンダーイベントから会議準備タスクを自動生成
外部参加者とのカレンダーイベントごとに、GAIAが会議準備用のAsanaタスク（アジェンダの確認や話すべきポイントの整理など）を自動作成。ホスト担当者に前日までの期限付きで割り当てられます。
会議後のアクション項目をAsanaに投稿
カレンダーイベントの終了後、GAIAがAsanaにフォローアップタスクを作成し、会議メモやアクション項目を記録・共有することで、会議から確実な成果が生まれるようにします。
Asanaプロジェクトのマイルストーンをカレンダーでブロック
Asanaプロジェクトのマイルストーンに期日が設定されている場合、GAIAがGoogleカレンダーにリマインダーイベントを作成し、締切日がスケジュール上に事前に表示されます。
締切接近アラート
GAIAはAsanaのタスクを監視し、締切がGoogleカレンダーですでに予定が多い日に迫っている場合に検知します。会議の再調整や締切延長を事前にアラートします。
定例会の繰り返しAsanaタスク化
週次スタンドアップやクライアントとの定例チェックインなど、繰り返しカレンダーイベントから準備やフォローアップ用の繰り返しAsanaタスクが自動で生成され、定型会議の運用が常に記録されます。
設定方法
GoogleカレンダーとAsanaを3ステップでGAIAに接続。
- 1
GoogleカレンダーとAsanaをGAIAに接続
GAIAにGoogleカレンダーとAsanaアカウントの連携を許可します。どのカレンダーイベントタイプからどのAsanaプロジェクトにタスクを送るかを設定します。
- 2
タスク作成と時間ブロックのルールを定義
どの会議タイプで準備タスクを発生させるか、そのタスクを何日前に作成するか、Asanaのどのタスク期日がカレンダーのリマインダーや時間ブロックになるかなどのルールを指定します。
- 3
GAIAがスケジュールとタスクリストを調整
カレンダーイベントとAsanaタスクは自動的に同期されます。どちらのツールで計画・スケジューリングしてもGAIAが相互に情報を維持します。
