Automatize HubSpot + Google Drive com GAIA
Anexe propostas e contratos do Drive a negócios do HubSpot no automático
Negócios de vendas geram documentação relevante — propostas, contratos, SOWs, cases, apresentações — que geralmente mora no Google Drive enquanto o negócio mora no HubSpot. Sem conexão, vendedores perdem tempo procurando a versão certa de uma proposta, ou compartilham o arquivo errado porque a estrutura de pastas não espelha os registros de negócio.
O GAIA conecta os dois para que os documentos certos estejam sempre anexados ao negócio certo. Quando um negócio novo é criado, o GAIA cria uma pasta estruturada no Drive para a conta. Conforme documentos do negócio são criados ou atualizados, o GAIA os anexa ao registro do negócio. Quando um contrato é assinado e movido para uma pasta de assinados, o GAIA atualiza o negócio no HubSpot e cria automaticamente a tarefa da próxima etapa.
Essa integração é essencial para equipes de vendas que geram propostas personalizadas, executivos de contas gerenciando ciclos complexos com vários documentos e equipes de receita que precisam de gestão documental automática e auditável.
5 coisas que você pode automatizar
Tudo que o GAIA pode fazer quando HubSpot e Google Drive estão conectados.
Crie pastas no Drive para negócios novos do HubSpot
Quando um negócio novo é criado, o GAIA cria uma pasta estruturada no Google Drive para a conta com subpastas de propostas, contratos e materiais de apoio, e anexa o link da pasta ao registro do negócio.
Anexe propostas a negócios do HubSpot no automático
Quando um documento de proposta é criado na pasta do negócio, o GAIA anexa automaticamente o arquivo ao registro vinculado para que o documento seja acessível do CRM sem anexo manual.
Avise vendedores quando contratos ficam prontos para revisão
Quando um documento de contrato entra na pasta do negócio, o GAIA cria uma tarefa no HubSpot para o vendedor revisar e enviar, garantindo que contratos avancem no processo de aprovação sem parados despercebidos na pasta.
Registre atividade de documentos na timeline do negócio
Quando uma proposta ou contrato é aberto pelo destinatário, o GAIA registra uma atividade de engajamento na timeline do negócio para que o vendedor saiba quando o prospect está analisando os materiais.
Avance o estágio ao assinar contratos
Quando um contrato assinado entra na pasta do negócio, o GAIA avança o negócio para Fechado Ganho, registra a data de assinatura e cria a tarefa de handoff pós-venda, fechando o ciclo de vendas automaticamente.
Como configurar
Conecte HubSpot e Google Drive ao GAIA em três passos.
- 1
Conecte o HubSpot e o Google Drive ao GAIA
Autorize o GAIA a acessar seu portal HubSpot e seu Google Drive. Defina a pasta raiz onde as pastas de negócios de contas devem ser criadas e os funis a monitorar.
- 2
Configure modelos de pastas e regras de anexo
Defina a estrutura de pastas para negócios novos e as regras que o GAIA usa para anexar arquivos a registros de negócio: por nome de arquivo, subpasta ou tipo de documento.
- 3
O GAIA mantém documentos de negócios organizados e vinculados
O GAIA monitora o CRM e as pastas em busca de mudanças, criando pastas, anexando documentos e registrando atividades para que seu CRM reflita sempre o estado atual da documentação dos negócios.
Perguntas frequentes
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