Automatize Google Calendar + Google Drive com GAIA
Anexe docs do Drive a eventos e crie atas de evento numa pasta no automático
Google Agenda e Google Drive já têm uma integração nativa básica: na web, você edita um evento, anexa um arquivo e a agenda oferece compartilhá-lo com convidados sem acesso. O que ela não faz é escolher os arquivos para você nem manter as atas organizadas. O GAIA se conecta aos dois apps e cuida dessa parte: pouco antes de uma reunião começar, ele pesquisa seus arquivos em busca dos documentos relacionados, adiciona os links ao evento e cria uma ata na pasta escolhida.
Dois tipos de eventos da agenda iniciam um fluxo do GAIA: um evento novo sendo criado e um evento prestes a começar (você escolhe quantos minutos antes, de um minuto até um dia inteiro). O Drive não tem gatilho de eventos no GAIA: o que começa lá, como arquivar uploads novos, roda por agenda ou quando você pede.
Se tudo que você precisa é um arquivo num evento, anexe-o você mesmo. O GAIA vale a pena quando a tarefa se repete: cada call com cliente ganha a pasta do cliente, cada reunião recorrente ganha uma ata datada e as atas do dia são arquivadas e enviadas sem você pensar nisso.
5 coisas que você pode automatizar
Tudo que o GAIA pode fazer quando Google Calendar e Google Drive estão conectados.
Adicione os docs certos do Drive aos próximos eventos
Antes de cada reunião, o GAIA pesquisa seus arquivos usando título, descrição e nomes de participantes do evento e adiciona links às melhores correspondências na descrição para que seus materiais fiquem a um clique.
Crie uma ata antes de cada reunião
O GAIA cria um Google Doc para a reunião com título, data, participantes, pauta da descrição e uma seção de ações, salva na sua pasta de atas e o vincula a partir do evento.
Organize arquivos do Drive por série de reunião
O GAIA mantém uma pasta para cada reunião recorrente e salva ali as atas e pautas daquela série, para que um trimestre de sincronizações semanais more num lugar só.
Compartilhe arquivos de reunião com participantes
Quando você pede, o GAIA compartilha os arquivos vinculados a um evento com seus participantes no nível de permissão que você nomear: visualização, comentário ou edição. Ele não muda configurações de compartilhamento sem você pedir.
Envie atas após as reuniões do dia
Um fluxo agendado ao fim do dia reúne as atas daquele dia e, com o Gmail conectado, envia por e-mail a cada participante o link da sua ata.
Como configurar
Conecte Google Calendar e Google Drive ao GAIA em três passos.
- 1
Conecte o Google Agenda e o Google Drive ao GAIA
Adicione cada um na página de integrações do GAIA. Os dois usam login Google, mas são conexões separadas: autorize ambas. Conecte o Google Docs também se quiser que o GAIA escreva as atas.
- 2
Descreva a rotina em linguagem simples
Crie um fluxo com o gatilho de Evento Prestes a Começar e diga o que fazer, por exemplo: “30 minutos antes de qualquer reunião com participante externo, ache docs relacionados no Drive, adicione os links ao evento e crie uma ata em Reuniões/Clientes”. Nomeie a pasta e o layout de atas que você quer.
- 3
O GAIA executa antes de cada reunião correspondente
O fluxo roda em segundo plano para cada evento correspondente. O GAIA avisa você com os links adicionados, e você pode pedir a qualquer momento os documentos de uma reunião passada.
Perguntas frequentes
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